Digitaliser sa communication événementielle ?

Digitaliser sa communication événementielle ?

Comment faire des contraintes sanitaires actuelles une opportunité pour réinventer sa communication événementielle ? Voici trois clés pour expérimenter de nouvelles modalités d’échanges, et adopter en la matière « la voie du milieu ». Car nul besoin d’être un adepte de Bouddha pour faire sienne une approche équilibrée entre événements physiques et virtuels, et éviter deux écueils.

 

Premier écueil : tout digitaliser et considérer que les événements en présentiel font désormais parti du passé. L’énergie palpable et communicative d’une salle passe mal via les écrans. Et réduire l’événement au contenu informationnel, c’est faire l’impasse sur la richesse des temps informels, et oublier l’importance du kinesthésique et du non-verbal.

L’écueil opposé : ne jurer que par le présentiel et geler sa communication événementielle en attendant des jours meilleurs. Car un « événement » professionnel c’est d’abord un espace d’échange, un temps fort autour d’un thème ou d’objectifs précis. Et pour cela, Off et Online ont chacun leurs avantages. La solution tient sans doute dans la bonne complémentarité du multimodal.

Basées sur notre expérience, voici trois clés pour un « mix événementiel » efficace et équilibré :

 

Clé n°1 : Bien choisir les événements à virtualiser.
Pour cela, le premier critère est évidemment l’objectif visé… qui est à relier avec le couple effectif/interactivité. Entre les conventions visant avant tout à faire une présentation devant plusieurs centaines de personnes, et les formations visant à faire acquérir des compétences à une dizaine de participants, se trouve un événement aux contours souvent flous : la « sensibilisation ». Généralement destinés aux seuls volontaires (entre trente et cent personnes en moyenne), ils visent non seulement à leur permettre d’acquérir des connaissances (sur le handicap, l’égalité professionnelle, la QVT…), mais souvent in fine à un changement de représentations et/ou de comportements. Et les coachs le savent bien : au moins autant (sinon plus) que l’acquisition de compétences, un changement de croyances nécessite de l’interaction, mais aussi de bien cadrer l’objectif, voire d’inscrire le processus dans la durée. Et c’est là que les événements de sensibilisation peuvent s’inspirer des parcours de formation multimodaux, avec des séquences en présentiel et d’autres à distance. Ces dernières souvent plus courtes et « légères » sur le plan logistique, permettent notamment un accompagnement dans la durée. Et les séances pourront avantageusement être « dédoublées » pour favoriser l’interactivité.

 

 

Clé n°2 : Opter pour le bon format et adapter le déroulé (pas de copier-coller du présentiel)
La durée de concentration en ligne étant moindre, les formats à privilégier seront donc plus courts. Si les modules asynchrones de type e-learning permettent aux participants de se connecter quand ils le souhaitent, ils ne permettent pas d’échanges avec les autres participants ni d’interaction avec les intervenants. Leur durée ne devrait pas dépasser une dizaine de minutes. On évitera donc de mettre en ligne telle quelle la captation vidéo du discours fleuve du DG ou d’une table-ronde d’une heure entre experts invités.
Pour des événements de sensibilisation, on pourra opter avantageusement pour des modules synchrones de type «classe virtuelle». Entre 45 minutes et 1h30 en moyenne, ceux-ci permettront de véritables interactions entre intervenants et participants, et entre les participants eux-mêmes ; ces derniers étant régulièrement invités à des échanges en petits groupes. La « classe virtuelle » est également une option pertinente pour les événements visant à faire échanger et réfléchir sur un sujet : retours d’expériences, analyse de la pratique, production d’idées…

 

 

Clé n°3 : Travailler le contenu et le rythme
Les événements virtuels nécessitent la même exigence dans la préparation qu’un événement physique. Qu’il s’agisse de la logistique comme du contenu. C’est justement parce que l’attention en ligne est plus flottante et volatile qu’il convient de prévoir des temps de respirations ludiques. Le bon rythme entre apports, réflexions et divertissements (selon une courbe émotionnelle propre au « online ») est clairement un facteur clé de succès. Pour cela, on alternera les séquences et les techniques, telles que des vidéos humoristiques, des quiz, des partages en petits-groupes, des synthèses en « plénière », des sondages…

 

Nous restons à votre disposition pour échanger sur vos projets d’événements en présentiel et à distance, qu’il s’agisse de sur mesure ou de nos thématiques en catalogue, comme le handicap, l’égalité professionnelle, la QVT ou le télétravail…

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